Den övergripande inriktningen är att offentlig sektor ska kunna använda molntjänster i den fortsatta digitaliseringen och att tjänsterna ska vara tekniskt ändamålsenliga, säkra och lagenliga. Detta kräver noggranna överväganden kring juridiska ramverk, säkerhet och dataskydd som påverkar hur din organisation kan implementera molnlösningar.
Hur balanserar man egentligen fördelarna med molntjänster mot regulatoriska krav som GDPR, NIS2 och offentlighets- och sekretesslagen? Med rätt strategi går det att dra nytta av molnteknologins potential och ändå hålla sig inom lagens ramar.
Läs mer om Integritesskydds myndighetens undersökning här.
Viktiga slutsatser
- Molntjänster erbjuder stora möjligheter för effektivisering men kräver noggrann juridisk bedömning enligt dataskyddsregelverket
- Nya sekretessbrytande bestämmelser från juli 2023 förändrar förutsättningarna för utkontraktering av IT-tjänster
- En lämplighetsbedömning som omfattar affärsbehov, juridik, IT-arkitektur och säkerhet är nödvändig för framgångsrik implementering
Vad är molntjänster inom offentlig sektor?
Molntjänster inom offentlig sektor täcker in olika tekniska lösningar som myndigheter kan använda för att lagra data, köra applikationer och hantera IT-infrastruktur externt. De erbjuds via publika, privata eller hybridmoln – valet styrs ofta av vad verksamheten faktiskt behöver och vilka säkerhetskrav som gäller.
Definition och typer av molntjänster
Molntjänster för offentlig sektor levereras i tre huvudkategorier som du behöver ha koll på. Software as a Service (SaaS) betyder färdiga applikationer som e-post, dokumenthantering eller ärendesystem – allt körs direkt i webbläsaren.
Platform as a Service (PaaS) handlar om utvecklingsmiljöer där organisationen kan bygga och drifta egna applikationer. Det täcker databaser, utvecklingsverktyg och middleware, och det är leverantören som sköter själva plattformen.
Infrastructure as a Service (IaaS) ger dig grundläggande IT-resurser som servrar, lagring och nätverk. Du styr över operativsystem och applikationer, medan leverantören tar hand om hårdvaran.
Alla dessa tjänstetyper kan användas av myndigheter för digitalisering och för att förbättra kommunikationen med medborgare.
Skillnader mellan publika och privata moln
Publika moln delas av flera organisationer och ägs av externa leverantörer som Microsoft, Amazon eller Google. Du får ofta tillgång till prisvärda lösningar med hög skalbarhet, men du tappar lite av kontrollen över säkerheten.
Privata moln är bara för en organisation och kan drivas internt eller av en extern leverantör. Här har du full kontroll över data och säkerhetsinställningar, men det kostar mer och kräver mer ansvar från din sida.
För offentlig sektor innebär valet mellan publika och privata moln olika juridiska konsekvenser. Myndigheter upplever utmaningar att hitta molntjänster som är förenliga med dataskyddsregelverket.
Publika molntjänster kräver extra noggrannhet kring sekretess och dataskydd. Privata moln ger större kontroll, men kräver också mer teknisk kompetens och investeringar.
Hybridmoln och dess roll
Hybridmoln kombinerar fördelarna från både publika och privata moln. Du kan placera känslig data i privata delar och köra mindre kritiska system i publika moln.
Det går att använda hybridlösningar för en stegvis övergång till molnet eller för att hantera tillfälliga toppar i användningen. Flexibiliteten är en stor fördel, särskilt om verksamhetsbehoven varierar.
Hybridlösningar gör det möjligt för offentlig sektor att använda molntjänster utan att tumma på GDPR, NIS2 eller offentlighets- och sekretesslagen. Det är nästan ett måste att tänka på integritet från början.
Men hybridmoln kräver också kompetens för att få integrationen mellan olika miljöer att fungera. Det gäller att veta vilken data som får ligga var och ha tydliga policies på plats.
Exempel på användningsområden
E-post och kommunikationslösningar är klassiska molntjänster som många myndigheter redan kör. Microsoft 365 och Google Workspace har blivit populära för dokumentsamarbete och videomöten.
Ärendehanteringssystem som SaaS-lösningar används för att hantera medborgarärenden, ansökningar och handläggning. Det minskar både IT-drift och underhållskostnader.
Backup och datalagring i molnet ger både skalbarhet och geografisk redundans. Molnlösningar kan säkerställa tillgänglighet för myndighetsdata även under svåra förhållanden.
Utvecklingsplattformar som PaaS gör det möjligt att bygga medborgarportaler, appar och API:er utan att behöva investera i egen infrastruktur. Det kan verkligen snabba upp digitaliseringen och innovationen inom offentlig sektor.
Juridiska ramverk och regelverk för molntjänster
Offentliga organisationer måste navigera genom flera komplexa juridiska ramverk när de implementerar molntjänster. GDPR och offentlighets- och sekretesslagen ställer specifika krav på hur personuppgifter och sekretessbelagd information får hanteras i molnmiljöer.
Tillämpning av GDPR
GDPR ställer stränga krav på hur du hanterar personuppgifter i molntjänster inom offentlig sektor. Samtliga myndigheter uppger att det är utmaning att hitta molntjänster som är förenliga med dataskyddsregelverket.
Du måste se till att personuppgifter inte överförs till tredje land utan rätt skyddsåtgärder. Efter Schrems II-domen har lagkraven kring dataöverföringar blivit tydligare.
Viktiga GDPR-krav för molntjänster:
- Dataskyddskonsekvensanalys före implementation
- Säkerställa att leverantören kan garantera EU-lagring
- Dokumentation av behandlingsgrunder
- Incidentrapportering inom 72 timmar
Molntjänster överför ofta personuppgifter på något sätt till länder utanför EU vilket ger juridiska utmaningar. Det är klokt att prioritera leverantörer som erbjuder EU-baserad lagring och hantering av data, även om det ibland kan kännas som att utbudet är snålt.
Offentlighets- och sekretesslagen
Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) styr hur allmänna handlingar och sekretessbelagd information får hanteras i molntjänster.
Lagen ställer till med en hel del utmaningar när offentlig verksamhet vill använda molnet.
Du måste se till att allmänhetens rätt till insyn i allmänna handlingar inte försämras bara för att de lagras i molnet.
Samtidigt ska sekretessbelagd information skyddas enligt lagens regler (och det är inte alltid helt enkelt).
Centrala överväganden:
- Tillgänglighet för allmänhetens begäran om utlämning
- Kontroll över var handlingar lagras geografiskt
- Säkerställa att tredje part inte får otillbörlig tillgång
- Dokumentation av säkerhetsåtgärder
Lagen kräver att du behåller kontrollen över dina handlingar även om de ligger i molnet.
Det betyder att det måste finnas tydliga krav i avtalen med molnleverantören och bra tekniska skydd.
Sekretesslagens betydelse
Sekretesslagen avgör vilken information du ens kan tänka dig att lägga i molntjänster, och under vilka villkor.
Bestämmelserna varierar beroende på verksamhetsområde och vilken typ av information det handlar om.
Du måste klassificera informationen utifrån sekretessgrad innan den hamnar i molnet.
Information med absolut sekretess kräver högsta skyddsnivå och begränsar ibland valet av molnleverantör ganska rejält.
Sekretessnivåer som påverkar molnval:
- Absolut sekretess – Kräver särskilda säkerhetsåtgärder
- Kvalificerad sekretess – Intresseavvägning krävs
- Enkel sekretess – Grundläggande skydd räcker
Sekretesslagen kräver att obehöriga aldrig får ta del av skyddad information.
I molnmiljöer innebär det krav på kryptering, åtkomstkontroller och säker överföring av data.
Personuppgifter och känsliga personuppgifter
Det är viktigt att skilja på vanliga personuppgifter och känsliga personuppgifter när du väljer molntjänster.
Känsliga personuppgifter enligt GDPR kräver särskilt skydd och begränsar vilka molnlösningar du kan använda.
Känsliga personuppgifter inkluderar:
- Hälsoinformation
- Politiska åsikter
- Religiösa övertygelser
- Facklig tillhörighet
- Etniskt ursprung
Vid val av molntjänster inom offentlig sektor är det viktigt att man som organisation kartlägger vilken typ av data man kommer att lagra och hantera.
För känsliga personuppgifter måste det finnas uttryckligt samtycke eller en stark rättslig grund.
Du behöver också införa tekniska och organisatoriska skydd som matchar risknivån.
Även vanliga personuppgifter som namn och kontaktuppgifter måste skyddas, även om kraven inte är lika hårda.
Utmaningar vid införande av molntjänster i offentlig sektor
Offentliga organisationer stöter på en hel del kniviga utmaningar när de planerar molntjänster.
Säkerhet och dataskydd
Du måste ta dig igenom tuffa säkerhets- och dataskyddskrav när du väljer molntjänster.
Personuppgifter kräver extra noggrannhet enligt GDPR.
Det är särskilt knepigt med amerikanska molntjänster där rättsläget varit osäkert länge.
Viktiga säkerhetsaspekter att bedöma:
- Kryptering av data både i vila och under överföring
- Geografisk placering av datacenters
- Åtkomstkontroll och identitetshantering
- Incidenthantering och säkerhetsövervakning
Tredjelandsöverföringar till USA har blivit något enklare sedan EU:s Data Privacy Framework, men du måste ändå göra ordentliga riskbedömningar inför varje projekt.
Anskaffningsprocess och leverantörsval
Att köpa in molntjänster är inte längre bara en teknisk fråga—det har blivit rätt komplext.
Du måste väga tekniska krav mot juridiska och säkerhetsmässiga begränsningar.
Leverantörsanalysen kräver ofta djup teknisk kompetens för att förstå arkitektur, säkerhetsnivåer och regelefterlevnad.
Det är vanligt att jurister, IT-säkerhetsexperter och molnarkitekter måste samarbeta i utvärderingen.
Kritiska faktorer i leverantörsvalet:
- Certifieringar och regelefterlevnad
- Teknisk mognad och skalbarhet
- Support och servicevillkor
- Ekonomisk stabilitet hos leverantören
Många offentliga organisationer saknar intern kompetens för att göra dessa bedömningar.
Ibland behövs externa konsulter eller ramavtal för att förenkla processen.
Rollfördelning och ansvar
Du måste vara tydlig med ansvarsfördelningen mellan din organisation och molntjänstleverantören innan ni drar igång.
Det är extra viktigt för myndigheter som har särskilda krav på ansvarsskyldighet.
Ansvaret för dataskydd och säkerhet är delat: du ansvarar för konfiguration och användning, leverantören för infrastrukturen och plattformens säkerhet.
Typisk ansvarsfördelning:
- Ditt ansvar: Användarhantering, konfiguration, dataklassificering
- Leverantörens ansvar: Fysisk säkerhet, nätverkssäkerhet, patching av grundplattform
Du måste också se till att personalen har rätt kompetens för att jobba säkert med molntjänster.
Det kan kräva utbildningsinsatser och nya arbetssätt.
Svårigheter vid avtal och villkor
Stora leverantörer kör ofta med standardavtal som knappt går att påverka.
Du står inför utmaningen att försöka anpassa standardvillkor till offentlig sektors krav, särskilt när det gäller öppenhet, revision och juridisk granskning.
Vanliga avtalsutmaningar:
- Begränsade möjligheter att modifiera standardvillkor
- Oklara definitioner av ansvar och skyldigheter
- Svårighet att säkerställa efterlevnad av svenska lagar
- Bristande transparens kring säkerhetsåtgärder
Ibland får du acceptera vissa risker, eller leta efter andra lösningar när det inte går att förhandla.
Ramavtal på nationell nivå kan ibland ge bättre förhandlingsläge för offentlig sektor.
Möjligheter och fördelar med molntjänster
Molntjänster ger offentlig sektor chans att modernisera, automatisera och faktiskt kapa kostnader.
Effektivisering av verksamheten
Molnlösningar automatiserar många manuella processer inom offentlig sektor.
Du kan införa digitala arbetsflöden för ärendehantering, dokument och intern kommunikation.
Automatiserade processer minskar handläggningstider och frigör personal från tråkigt pappersarbete.
Fler kan fokusera på medborgarkontakt istället, vilket i slutändan är vad som räknas.
Skalbarhet är en annan fördel—du kan snabbt anpassa resurser efter behov utan att köpa ny hårdvara.
Små kommuner och stora myndigheter kan dra nytta av skalbarhet och hög driftstabilitet.
Det gör att resurserna används smartare och mer effektivt.
Integrationen mellan olika system blir också enklare med molnlösningar.
Du kan koppla ihop ekonomi, HR och medborgartjänster för smidigare informationsflöden—och visst är det något man vill ha?
Kostnadsbesparingar och flexibilitet
Molntjänster gör att du slipper lägga stora summor på IT-infrastruktur. Istället betalar du bara för det du faktiskt använder.
Driftskostnader går ner när servrar, systemuppdateringar och säkerhetskopior inte längre är ditt problem. Det frigör pengar till annat, vilket aldrig är fel.
Med abonnemangsmodeller blir licenshanteringen betydligt smidigare. Du kan lägga till eller plocka bort användare precis när behovet ändras.
IT-personalen slipper traggla med rutinunderhåll och får mer tid över till att utveckla verksamheten på riktigt.
Energikostnader och hyra för serverrum? De försvinner. Molnleverantörer har dessutom ofta betydligt effektivare datacenter än vad en enskild organisation kan drömma om.
Innovationskraft genom digitalisering
Molnteknologi snabbar på digitaliseringen inom offentlig sektor. Du får moderna verktyg – AI, maskininlärning, dataanalys – utan att behöva investera tungt från start.
Medborgartjänster blir enklare att utveckla och lansera genom molnbaserade plattformar. E-tjänster, appar och självbetjäning blir mer tillgängliga för fler.
Offentliga myndigheter kan öka sin digitaliseringstakt och utveckla sin infrastruktur på ett säkert sätt. Det här leder till bättre service för medborgarna, vilket ju faktiskt är hela poängen.
Molnbaserade analysverktyg ger dig bättre möjligheter till dataanalys och rapportering. Besluten kan baseras på realtidsdata från olika delar av organisationen.
Det blir dessutom enklare att samarbeta mellan myndigheter och kommuner. Gemensamma molnplattformar gör informationsutbytet smidigare och insatser lättare att koordinera.
Praktiska rekommendationer för myndigheter
För att lyckas med molntjänster behöver myndigheter strukturera dataklassificering, göra ordentliga GDPR-bedömningar och välja teknisk arkitektur med omsorg. Utan rätt säkerhetsramverk och juridisk grund blir det svårt att dra nytta av molnets möjligheter fullt ut.
Dataklassificering och säkerhetsbedömning
Börja med att kartlägga och klassificera all data utifrån känslighet och rättslig status. En fyrgradig skala brukar funka: öppen, intern, konfidentiell och hemlig information.
Gör riskanalyser för varje kategori. Alla myndigheter upplever utmaningar att hitta GDPR-kompatibla molntjänster, så säkerhetsbedömningen är verkligen viktig här.
Dokumentera för varje system:
- Vilka personuppgifter som behandlas
- Var datan lagras geografiskt
- Krypteringsnivåer vid överföring och vila
- Åtkomstkontroller och autentiseringsmetoder
Sätt säkerhetskrav utifrån dataklassificeringen innan du väljer leverantör. Det sparar dig huvudvärk längre fram.
Konsekvensbedömningar enligt GDPR
Om molntjänsten innebär hög risk för individers rättigheter kräver GDPR konsekvensbedömning (DPIA). Det gäller särskilt om känsliga personuppgifter behandlas.
DPIA-processen innebär:
- Systematisk beskrivning av behandlingen
- Bedömning av proportionalitet och nödvändighet
- Riskidentifiering för registrerade
- Åtgärder för att minska risker
Ta med dataskyddsombudet tidigt. Ansvarsfulla leverantörer med inbyggd säkerhet underlättar GDPR-efterlevnad.
Dokumentera alla överföringsmekanismer till tredje land. EU standardavtalsklausuler räcker sällan för känslig myndighetsdata utan kompletterande skydd.
Vägval mellan publikt, privat och hybridmoln
Vilken molnstrategi du väljer beror på krav på säkerhet, kostnader och komplexitet. Publika moln är skalbara och prisvärda men kräver extra vaksamhet kring säkerheten.
Privata moln ger dig full kontroll – över infrastruktur, säkerhet och dataplacering. Men det kostar mer och är tekniskt krångligare.
Hybridlösningar kan vara en smart kompromiss: känslig data i privata miljöer, resten i publika moln. eSamverka jobbar för att reda ut hur myndigheter kan använda molnlösningar lagligt.
| Molntyp | Säkerhetsnivå | Kostnad | Komplexitet |
|---|---|---|---|
| Publikt | Medium | Låg | Låg |
| Privat | Hög | Hög | Hög |
| Hybrid | Anpassningsbar | Medium | Medium |
Börja gärna med pilotprojekt för mindre kritiska system innan du ger dig på de riktigt känsliga verksamheterna.
Framtida utveckling och trender
Offentlig sektors användning av molntjänster förändras snabbt, särskilt när nya regler och teknik dyker upp. EU trycker på för digital suveränitet och svenska myndigheter laddar för bredare molnanvändning.
Nya lagkrav och europeiska riktlinjer
EU håller på att ta fram tydligare ramverk för molntjänster. Digital Services Act och Data Governance Act kommer påverka hur molnlösningar får användas.
Regeringen har lagt fram en lagrådsremiss med lagändringar som ska göra det enklare för offentlig sektor att använda privata molntjänster. Det är ändå ett rätt stort steg framåt.
GDPR-utvecklingen blir mer detaljerad för molntjänster. Räkna med hårdare krav på databehandling och personuppgiftshantering i molnmiljöer.
Gaia-X-initiativet ska ta fram europeiska molnstandarder. Offentliga aktörer får då tillgång till certifierade molntjänster som följer EU värderingar.
Teknologiska innovationer
AI-integration blir en självklarhet i framtidens molntjänster för offentlig sektor. Automatiserad dokumenthantering och smarta chatbots lär bli vardag.
Edge computing förbättrar prestanda för kritiska tjänster. Det ger snabbare svarstider, även för folk ute på landsbygden.
Kvantdatorsäkerhet kommer förändra hur vi krypterar data. Det är bara att börja förbereda sig på kvantresistenta lösningar.
Containerteknologi och mikroservices gör det lättare att plocka ut exakt de funktioner du vill ha utan att köpa hela paketet.
Förväntade förändringar inom offentlig sektor
Du lär se en snabbare digitalisering där molntjänster blir norm istället för undantag. Kommuner och regioner har inte råd att bli begränsade – invånarna förväntar sig bra service.
Samarbeten över kommungränser blir allt vanligare vid molnupphandling. Det ger bättre förhandlingsläge och möjligheter att dela på kostnader för avancerade lösningar.
Datadriven verksamhet blir mer proaktiv. Med molnbaserad analys kan du förutse behov och styra resurser smartare.
Säkerhetsintegration går från att vara ett tillägg till att bli själva kärnan. Automatiska säkerhetsuppdateringar och ständig övervakning blir standard i alla molntjänster.
Vanliga frågor och svar
Offentliga organisationer brottas med kluriga juridiska och tekniska frågor när de ska införa molntjänster. Regler kring dataskydd, sekretess och säkerhet kräver noggranna bedömningar varje gång något outsourcas.
Hur hanterar den offentliga sektorn säkerhetsfrågor relaterade till molntjänster?
Säkerhetsaspekter är en central del av bedömningen för molntjänster. Du måste göra riskanalyser som täcker både tekniska och juridiska risker.
Informationssäkerhet ska in i hela utkontrakteringsprocessen. Det handlar om krav på kryptering, åtkomstkontroll och spårbarhet kring datahantering.
NIS2-direktivet kommer att påverka säkerhetskraven för kritisk infrastruktur. Du behöver se till att dina leverantörer klarar framtida säkerhetsstandarder, även om det är svårt att veta exakt hur de kommer se ut än.
Vad krävs för en lämplighetsbedömning av molntjänster i enlighet med OSL?
Lämplighetsbedömningen har blivit en central del i den nya sekretessbrytande bestämmelsen. Du måste avgöra om det ”inte är olämpligt” att lämna ut sekretessbelagda uppgifter.
Bedömningen ska ta hänsyn till flera saker: affärsbehov, juridik, IT-arkitektur och säkerhet. eSamverka påpekar att frågan är komplex och kräver analys från flera håll.
Du behöver dokumentera din bedömning och kunna motivera varför utkontrakteringen är lämplig. Praxis och exempel är fortfarande ganska få för den här nya regeln.
Vilken vägledning erbjuder eSam för implementering av molntjänster i offentliga organisationer?
eSam har tagit fram ny vägledning för utkontraktering, med fokus på sekretess och dataskydd. Vägledningen är tänkt att stötta myndigheternas bedömningar.
eSams molngrupp jobbar med att ta fram en guide för lämplighetsbedömningar. De har också gjort en PM om hur adekvansbeslutet påverkar amerikanska molntjänster.
Du kan kontakta eSams molngrupp om du behöver stöd inför utkontraktering. Vägledningen fylls på efterhand med mer praxis och konkreta exempel, även om det kan gå lite långsamt ibland.
Vilka kriterier används för att utvärdera svenska och amerikanska molntjänstleverantörer för den offentliga sektorn?
Juridisk grund är faktiskt det första som måste undersökas för alla molntjänstleverantörer. Det handlar om att avgöra om leverantören kan leva upp till svenska sekretess- och dataskyddskrav, vilket är rätt knepigt ibland.
EU adekvansbeslut för Privacy Shield 2.0 har ändrat spelplanen för amerikanska leverantörer sedan juli 2023. Men det är ändå bara en pusselbit i hela bedömningen.
Det är också viktigt att kika på leverantörens tekniska säkerhetsåtgärder och certifieringar. Transparens är något man gärna vill se mer av, även om det inte alltid är självklart.
Placeringen av datacenter och möjligheten till lokal datalagring väger också in. Det kan ibland vara avgörande, särskilt om man vill undvika onödiga risker.
