Effektiv IT-förvaltning

Rätt teknik och rätt verktyg innebär inte bara en bra kommunikation och ett fungerande samarbete, utan hjälper också distansarbetare att knyta an till sina kollegor samtidigt som det får verksamheten att fungera. Produktiva och moderna IT-lösningar är tyvärr kostsamma och det är inte alltid lätt att veta hur och vad man bör göra i olika situationer. Hur många av oss har tidigare upplevt en pandemi?

I genomsnitt motsvarar ett företags IT-budget nästan 5% av årsomsättningen. Vidare är IT ofta den tredje största utgiften för företag, och står i genomsnitt för 25% av den totala kostnadsmassan.

När verksamheten behöver spara pengar vänds blickarna ofta mot IT-sidan. Samtidigt har rådande situation visat oss hur viktigt det är med system som fungerar lika bra och säkert oavsett plats.

Här följer några handfasta och enkla tips på hur ni säkerställer att ni har en (kostnads)effektiv IT-förvaltning.

IT-strategi
En tydlig och förankrad IT-strategi sätter tydliga ramar och mål för en verksamhetsbaserad IT-budget. Den säkerställer även att varje investerad krona leder er mot en mer effektiv verksamhet.

Löpande samverkansmöten
Genom att kontinuerligt stämma av och följa upp IT-verksamhetens utveckling mot önskat läge säkerställer ni att ni är på rätt väg. Se därför till att schemalägga samverkansmöten (eller förvaltningsmöten) med er IT-leverantör års-, kvartals-, eller månadsvis. Beroende på verksamhetens storlek och behov.

Licenskostnader
Skapa desktop-standarder för licenser och håll en aktuell användarförteckning. Kostnaden för verksamhetens licenser är ofta den enskilt största utgiften i en IT-budget, med nuvarande leveransmodeller betalas licenser ofta månadsvis. Se till att kontinuerligt säkerställa att rätt antal användare rapporteras, och att ni faktiskt nyttjar de licenser ni betalar för.

Datorstandard
Se till att så långt det är möjligt standardisera era datorer till en eller två modeller. En företagsstandard gör det lättare för era användare att dela på tillbehör och sänker den totala kostnaden för löpande support och underhåll.

Löpande underhåll
Budgetera för det totala ägandet och slipp tråkiga överraskningar. Kostnaden för en ny dator är en sak, många glömmer dock att support, underhåll och förvaltning av densamma under en treårsperiod ofta motsvarar inköpskostnaden. När det gäller infrastruktur så som exempelvis skrivare, servrar, nätverks- och säkerhetsutrustning är kostnaden för underhåll och drift av dessa ca 15% av inköpskostnaden årligen.

Kostnadseffektiv drift
Prioritera stabil och kostnadseffektiv drift. I praktiken innebär det att det aldrig lönar sig att vara först med den senaste men inte heller sist med det nya. Låt verksamhetens behov styra val av teknik och lösningar istället för medarbetarens önskemål om den senaste modellen.

Livscykeltjänster
Efter tre år saknar IT-utrustning ofta både garanti och tillverkarsupport. Operativsystem och applikationer uppdateras löpande vilket ofta påverkar både prestanda och funktionalitet. Detta gör att de rörliga supportkostnaderna stiger samtidigt som användarnas produktivitet försämras. Genom att med en förutbestämd periodicitet (exempelvis tre år) byta sin utrustning kan rörliga supportkostnader hållas nere samtidigt som produktiviteten hålls uppe.

Hyra
Att hyra sin IT-utrustning kan många gånger vara ett ekonomiskt klokt val för företag som vill vara funktionsstyrda istället för budgetstyrda. Många tillverkare (HP, DELL m.fl.) kan idag erbjuda kompletta lösningar som kombinerar både hårdvara och livscykeltjänster till en fast kostnad. Dessa tjänster kallas för DaaS eller Device as a Service. Att hyra ”funktion” istället för att köpa minskar belastningen på företagets likviditet samtidigt som val av utrustning kan förändras i takt med att verksamhetens behov förändras.

Driftsbudget Vs. projektbudget
Håll isär driftbudget och projektbudget. Varje investering ska bära sin egen kostnad.

Vill du prata mer om säker och kostnadseffektiv IT-förvaltning för er verksamhet är du välkommen att kontakta någon av våra specialister. Vi delar mer än gärna med oss av vår kunskap och våra erfarenheter.